ビジネス文書の書き方について、以前自分が執筆した記事を見直していました。その中から役立ちそうな内容をいくつかご紹介します。
ビジネス文書は、すべての社員に共通する基本的なスキルです。より深く学んでも決して損はなく、大切な分野と言えるでしょう。母国語できちんとしたビジネス文書が書けなければ、外国語での文書作成も上達しません。
■現代のビジネス文書
時代の変化とともに、文書の書式や作成方法も変わってきました。現在はA4用紙（縦置き）が一般的に使われており、アメリカではレターサイズの縦型が主流です。用紙サイズは世界的にほぼ統一されており、ビジネス文書の書式もグローバルで共通しています。
正式な文書の場合は、必ずレターヘッド（企業名やロゴが入った用紙）を使い、最後にサインを記入します。
かつて戦国時代などでは、美しい季節の挨拶や、相手やその家族の健康を気遣う日本独自の導入部分が一般的でした。しかし、こうした部分は現代のビジネス文書ではほとんど見られません。今は、最初から本題に入るのが一般的です。
一方で、このような手紙形式のビジネス文書自体が減っています。メールやチャットなどの新しいコミュニケーションツールが発達したことが大きな理由です。それに代わって、ビジネスパーソンが特に苦労するのは、プレゼンテーションやレポートの作成だと感じます。
■ツールの選択
ビジネス文書には、プレゼンテーション、レポート、案内文、感謝状などさまざまな種類があります。中でも、報告書やプレゼンテーション、日常業務で使うExcelのワークシートは作成頻度が高いものです。
文書ごとに目的や用途が異なるため、なんとなく慣習でExcelだけを使うのではなく、用途に合わせてツールを適切に選ぶ意識が大切です。
最初の課題は、どのツールを使って文書を作成するか決めることです。今はパソコンが中心の時代なので、PowerPoint、Word、Excel、あるいは手書きなどの選択肢があります。
実は、どのツールを選ぶかこそが、ビジネス文書のコミュニケーションを左右する最も重要な判断ポイントだと私は考えています。特にリモートワークが増えている現在、PowerPointの重要性はますます高まっていると感じます。
また、最近ではあいさつ状やお礼状もメールで送られることが増えました。特にメールの場合は「添付ファイル」に注意してください。
送られてくるメールの添付ファイルをすべてきちんと確認していますか？普段やり取りのない他部門からのお知らせや案内にも目を通していますか？
こうした読み手の負担を減らすために、メール本文には必ず要点をまとめたサマリーを記載しましょう。サマリーがあれば、添付ファイルを開かなくてもおおまかな内容が分かるため、相手にとっても負担が少なくなります。
■文書の一般的な基本構造
多くのビジネス書では、「ビジネス文書は結論を先に、簡潔でわかりやすく書く」とされています。おすすめの構成は以下の通りです。
1. 文書の目的と結論を最初に述べる
2. 箇条書きで理由などを簡潔に説明する
3. 結論をふまえ、今後どうするかを前向きに示す
プレゼンテーションなどで使われるSDS法やPREP法といった、わかりやすい構成の方法もあります。これらのノウハウは本やネットで手軽に学べるので、ぜひ基礎スキルとして身につけておきましょう。
■文書の高等テクニック
一般的なノウハウのほか、自分自身の経験から得た上級テクニックもご紹介します。
1. 心をつかむ
相手によっては、ありきたりな内容よりも心をつかむ工夫が大切です。日々のメールでも、文末に一言添える達人を見ると感心します。たとえば署名の最後に「少しの努力が明日を切り開く」「出会いを大切に」「挨拶は笑顔で」などと添えるだけで、相手への印象が大きく変わります。
2. 手書き
感謝状やお詫び、お礼など、心を込めたい文書は手書きの効果が絶大です。パソコン中心の今だからこそ、手書きのインパクトは強まります。以前、筆ペンでいただいた手紙がとても印象に残りました。もちろん万年筆でも問題ありません。大切なのは、一文字一文字を丁寧に書く気持ちです。
3. 言葉づかい
池上彰さんの「使ってはいけない単語、接続詞」が参考になりました。「いずれにしても」「そして」「それから」「～性」など、つい使いがちな表現ですが、これらは無駄な文章を防ぐために気をつけるべきとされています。
また、倉島保美さんのパラグラフ・ライティングも論文執筆などで役立ちます。これは、各段落の冒頭に必ず接続詞を入れ、その接続詞だけを追えば全体の内容が大体つかめるという考え方です。本を読む際も段落の最初だけを拾うことで要点を素早くつかめることに気づきました。結局、「読み手の負担を減らす」文書づくりが重要だということです。
4. タイトルや見出し
・本文を書き終えてからタイトルをつける
文章のタイトルや見出しは、本体を書いたあとに見直して改めてつけましょう。書き始めに決めたタイトル通りに進まないことも多いため、最後に内容を確認してからタイトルや見出しをつけるのが効果的です。
・リスクを強調する
タイトルは、読者の関心を引くキャッチーなものが理想です。雑誌や広告の記事見出しが良い参考になります。タイトルだけで読者が中身を読みたくなる工夫が大切です。実際、多くの広告宣伝はリスクを強調した内容になっています。「リスクがある」と注意を引くことで、読者の関心を集めているのです。
ビジネス文書の見出しでも、「予算オーバー」や「計画に遅延の恐れ」などを書くと注目されやすくなります。ただし、タイトルだけが良くても中身が伴っていないと効果は逆になるので気をつけましょう。
このように、ビジネス文書についてご紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。