▪️『プラン＆レビュー、週報で成長する』
デジタル版ではありますが、2023年に『プラン＆レビュー、週報で成長する』というタイトルでAmazonにて出版しました。これは、いわゆる週報を書いて、毎週月曜日に先週やったこと、今週やること、先週やりたかったけどできなかったこと、今週以降に行うことについて自己評価をしながら、ひとつのレポートとしてまとめて次へ進もうというものです。
そのためには、スケジュール帳を見たり、受信したメールや受け取ったドキュメントを毎週すべてチェックして、先週やったことを総括していくプロセスが必要です。
このプラン＆レビューは、これまでみんなに勧めてきました。この週報を始めると、自ら振り返ることでやり残しがなくなり、たとえやり残すことがあっても、今週の業務スケジュールに入れてリカバリーすることができます。
ですから、「書いたことはほぼ実現してしまう」ということにだんだん気がついてくるのです。それは当然のことで、やり残しを自ら振り返り、その理由や、方法が良かったのか悪かったのかを自己評価して、次の週にスケジュールに組み込むのですから、レビューを続ける限り必ずやり遂げることができるのです。
ですから、私が勧めたプラン&レビュー、つまり、週報を継続している人たちは、ほとんど全員が、これを始めて良かったと私にフィードバックをしてくれます。
▪️デイリーアクティビティレポート（日報）へ進化
私は、ここ最近「デイリーアクティビティレポート」と称する、いわゆる「日報」を出しています。 そもそもは、コンサルティング業務を始めた際に、クライアントに実働時間を報告するために書き始めたレポートでした。デイリーアクティビティレポートには、その日にやること、明日やることを書くのですが、このレポートはその日の業務が終わってから関係者に配信します。
このデイリーアクティビティレポートは、実はその日の朝に半分以上は書き上げています。その日が終わって、今日何をやったか、計画通りにできたかどうかを振り返るのです。そして、朝にすでに書いたレポートの内容に追記や修正を入れるのです。さらに、明日の予定もそこに「何をどのように、どうする」と具体的に書きます。もちろん、表現が曖昧になる日本語の体言止めは厳禁です。主語や目的語は省略せず、文章をきちんと書くのです。こうしてデイリーアクティビティレポートを完成させて、関係者へ配信するのです。
また、翌日の朝になると、その日のデイリーアクティビティレポートを書くというルーティンになっています。その日にやることを箇条書きで整理し、具体的に、すでに自分が実行したことをイメージしながら書いていくのです。そして、業務の終わりに、その日にできたこと、できなかったことを確認し、デイリーアクティビティレポートの最後に翌日の予定を書いて、前日同様に配信します。
こうして繰り返すうちに、金曜日になります。金曜日の夕方に一度、1週間分のデイリーアクティビティレポートを項目別にコピー＆ペーストして集め、内容を要約し編集しながらウィークリーレポートに変換していくのです。こうすることで、週報が、およそ30分もあればすぐに作成できてしまうのです。
月曜日に週報を書くのであれば、先週のスケジュール帳を見返したり、メールを再度確認し、その週にやったことを一度振り返らなければなりません。関連するメールを探したり、資料を見つけるといったことに時間がかかるのです。
そこで、その日のうちに、その日やったことやその日に気づいたことを書き、デイリーアクティビティレポートとします。打ち合わせがあれば、そのサマリー（議事）を箇条書きで会議後に直ちに書きます。長くなることもありますが構いません。とにかく、その後のデイリーアクティビティレポートや週報へ活用するためにテキスト化することです。その日のうちが一番記憶も新鮮ですから、週次で書くよりスラスラ書けるのです。
さらには、週次のプロジェクト定例会の資料もすぐにできてしまいます。テキストはデイリーアクティビティレポートにすでにあるからです。報告を補足する図表などをスライドへ挿入し、テキストの体裁を整え、スライドにコピーしていきます。これで十分な報告書になるのです。
▪️プレゼンテーションや会議議事録
ミーティングを行った場合、会議の議事やサマリーを箇条書きで書き、4行から8行程度にすぐにまとめます。その日に会議が3つあれば、それぞれの会議を4行から8行で3つまとめるのです。そして、これらのテキストは、上長への報告や部内会議で資料を作成するときに、PowerPointに貼り付けて流用することができます。
いちいち振り返ってノートを見ながら、「ああ、どうだったかな・・・」と悩む必要もありません。その日のうちに書き上げているからです。
例えば、ウィークリーでプロジェクト報告会議がある場合、今週の内容を振り返れば、そこに既に素材があります。つまり、週次会議の場合、おおよそ先週の活動成果と反省、さらに今週の予定と来週以降の課題やスケジュールの報告になるからです。それらの内容は、週次でまとめた週報にあるので、PowerPointに貼り付けるだけなのです。
この方法に変えてから、第一に週報の作成時間が驚くほど短くなりました。約束事は、とにかく毎日書くことです。日記は今日思ったことや感じたことを書くものです。一方、デイリーアクティビティレポート（日誌）は、今日、できたこと、できなかったこと、改善して明日「やるべき事」を書くのです。とにかく、毎日ビジネスレポートを箇条書きで書くことで文章力はさらに向上し、まわりの人たちが驚くほど仕事が速くなるのです。周りのライバルたちに差をつけるために、ぜひ、この日報、週報の習慣化をお勧めします。
